Gastos de viaje de negocios que siempre debes considerar

Actualmente, el panorama económico internacional presenta el reto de encontrar nuevos inversionistas y clientes no explorados previamente. Con base en esto, cada vez más empresas invierten en viajes de negocios para hallar nuevos clientes nacionales e internacionales. No obstante, según especialistas financieros, un error común es que los gastos de viaje superen las utilidades que pudieran representar.

De acuerdo a la firma de tecnología para esta industria Amadeus, más del 70% de las empresas mexicanas no consideran a profundidad el posible impacto de un aumento en gastos de viaje asociados a negocios. Ante este hecho, cada vez más empresas buscan estrategias para optimizar costos relacionados y mantener su rentabilidad.

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Analiza tus gastos de viaje y ahórrate inconvenientes

Desde que empieces a planear tu viaje de negocios debes considerar ciertos costos esenciales. Mientras determinas qué puntos visitarás y en qué hotel vas a hospedarte. Necesitas una idea clara de tus requerimientos monetarios. Esto evitará que cualquier imprevisto llegue a impactar en el itinerario y objetivo por el que viajas.

Adicionalmente, este proceso de planeación te permitirá una mayor libertad respecto a las restricciones de presupuesto que puedas hallar. Así disfrutarás de una considerable flexibilidad que te evitará tener que hacer cálculos cada vez que pagues por algo. Por lo tanto, considerar estos gastos hará más eficientes tus viajes, además de que te ahorrará muchos inconvenientes a futuro.

Los gastos de viaje relacionados a negocios que debes tener en cuenta al momento de determinar costos

Aspectos de carácter formal

Costos relacionados a imagen (como vestuario y arreglo personal) son esenciales debido al protocolo común en el ámbito de los negocios. Este tipo de detalles adquieren importancia principalmente al momento de dar una impresión positiva con nuevos clientes. Dentro de esta categoría también existen ciertas cortesías como alimentos o bebidas para hacer la experiencia más amena para estos.

Planeación y organización de actividades

Recuerda que la principal prioridad de un viaje de negocios es lograr cerrar la mayor cantidad de tratos en el menor tiempo posible. Para incrementar tus probabilidades de lograrlo, necesitarás tener una idea clara de una serie de aspectos esenciales:

• Objetivos a alcanzar. Determina las metas principales de tu viaje con el mayor grado de detalle posible.
• Tareas a realizar. Esto engloba las diferentes reuniones, eventos y otras actividades relacionadas a los objetivos del viaje.
• Tiempos a considerar. Al momento de establecer cuánto tiempo necesitarás para cumplir las actividades de tu itinerario, establecer plazos de tiempo tanto eficientes como factibles.
• Actividades según grado de prioridad. Es de suma importancia que clasifiques cada una de las tareas de acuerdo a su grado de importancia en relación a los intereses del negocio que representas.

Gastos de carácter personal

Una de las principales recomendaciones al determinar gastos de viaje, es realizar una breve investigación en la que sepas, con el mayor detalle posible, cuales son los costos promedio que se manejan en la ciudad que visites, como precio de la gasolina. ¿Cuánto pagarás por cada comida? ¿qué gastos harás en relación a hospedaje? ¿Necesitarás rentar un vehículo para moverte de un punto a otro? Determina los costos prioritarios y así podrás descubrir puntos en los que tu presupuesto te brinda mayor flexibilidad.

Monitorea tus gastos regularmente

Combina una planeación detallada con una logística consistente. Reúne información que te permita saber qué tan bien has podido seguir los gastos previamente planeados. Realiza revisiones regularmente para encontrar formas de optimizar tu presupuesto o anticipar gastos de viaje que no habías tenido en cuenta.

Al momento de ir determinando los costos más importantes a considerar, date la oportunidad de aplicar tu experiencia y conocimientos para descubrir nuevos beneficios puedas percibir invirtiendo en viajes de negocios. Confía en tu visión y responsabilidad para dirigir tu oferta de valor a cada vez más escenarios estratégicos.